1. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử
a) Cấu trúc dữ liệu đối với hồ sơ, tài liệu hành chính của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử thực hiện theo quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP[1] và Thông tư số 02/2019/TT-BNV[2], định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Thông tư số 18/2019/TT-BTTTT[3].
b) Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 11 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP[4].
c) Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg[5].
2. Nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử
a) Các nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, gồm: tiêu chuẩn, xác định giá trị, lập hồ sơ, thu thập, bảo quản, bảo đảm an toàn, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị, trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ- CP[6], Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 10/2022/TT-BNV[7] và quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực.
b) Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh phải bảo đảm đầy đủ yêu cầu và chức năng của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Hai (02) Hệ thống này phải được kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP[8] để đáp ứng yêu cầu giải quyết, quản lý và lưu hồ sơ thủ tục hànhchính điện tử.
c) Trong thời gian hoàn thiện giải pháp kỹ thuật kết nối giữa Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cần được tiếp tục lưu giữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
3. Ngoài ra, việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo hướng dẫn này và văn bản số 5614/BNV-VTLTNN ngày 09 tháng 11 năm 2021 của Bộ Nội vụ về lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.
[1] Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
[2] Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
[3] Thông tư số 18/2019/TT-BTTTT ngày 25 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc, định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối Cổng Dịch vụ công quốc gia với Cổng Dịch vụ công, hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành”.
[4] Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
[5] Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22 tháng 7 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương.
[6] Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ.
[7] Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 30 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo
quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
[8] Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số
của cơ quan nhà nước.
